KI-Automatisierung für den Mittelstand.
Mit professioneller KI-Automatisierung verwandeln wir Ihre ineffizienten Abläufe in einen entscheidenden Geschwindigkeits- und Kostenvorteil.
30 Minuten, online, kostenlos und unverbindlich.
KI-Automatisierung von ProzessX übernimmt Routinearbeit in mittelständischen Betrieben: Chatbots beantworten Anfragen, KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe an, Rechnungen und Formulare werden ausgelesen und vorsortiert. Ablauf: Erstgespräch (30 Minuten), Analyse, Prototyp mit echten Daten, Rollout. Betrieb in der EU oder On-Premise. Die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, dass Software wiederkehrende Arbeit übernimmt, auch wenn die Eingaben nicht sauber strukturiert sind. Sie liest E-Mails, Rechnungen, Formulare oder Anrufe, versteht den Inhalt und bereitet den nächsten Schritt vor.
Klassische Automatisierung und RPA (Robotic Process Automation) arbeiten regelbasiert: Sie folgen festen Wenn-dann-Regeln und brauchen Daten in immer gleicher Form. Ändert sich ein Feld im Formular, bricht der Ablauf. KI-Automatisierung kann dagegen unstrukturierte Inhalte lesen und einordnen, etwa eine Rechnung in ungewohntem Layout oder eine frei formulierte Kundenanfrage.
Dafür bleibt der Mensch im Ablauf. Die KI schlägt vor, sortiert und füllt aus, Ihr Team prüft und gibt frei. Entscheidungen mit Gewicht trifft nicht die Software, sondern die verantwortliche Person.
- Liest unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Belege und Anrufe
- Ergänzt bestehende Regeln und Systeme
- Bereitet vor, der Mensch gibt frei
- Betrieb in der EU oder On-Premise
Regelbasierte Automatisierung oder KI-Automatisierung?
- Folgt festen Wenn-dann-Regeln
- Braucht Daten in immer gleicher Form
- Bricht, wenn sich Formular oder Layout ändern
- Gut für stabile, vollständig geregelte Abläufe
- Liest und versteht unstrukturierte Inhalte
- Ordnet Anfragen, Belege und Dokumente ein
- Kommt mit wechselnden Formaten zurecht
- Legt unklare Fälle dem Menschen zur Freigabe vor
Probleme, die KI-Automatisierung löst
Telefonüberlastung
Ständig klingelt das Telefon, aber niemand ist verfügbar. Durch intelligente Systeme verpassen Sie keine Anrufe mehr.
Keine 24/7-Verfügbarkeit
Kunden erwarten Antworten rund um die Uhr. Ohne Automatisierung verlieren Sie abends und am Wochenende wertvolle Leads.
Admin-Überlastung
Qualifizierte Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit Dateneingabe. Unsere Lösung übernimmt diese Routineaufgaben.
Dokumenten-Chaos
Rechnungen und Formulare manuell prüfen? Die intelligente Software sortiert und verarbeitet Dokumente sofort.
Termin-Tetris
Endlose E-Mail-Ketten für einen Termin? Kunden nutzen lieber Self-Service durch integrierte Tools.
Fachkräftemangel
Gutes Personal ist rar. KI entlastet Ihr Team und wächst mit, ohne zusätzliche Personalkosten.
Modulare Bausteine der KI-Automatisierung
Intelligente Chatbots
24/7-Kundeninteraktion für Ihre KI-Automatisierung. Automatische Lead-Qualifizierung und FAQ-Beantwortung.
- RAG-Wissensbasis ohne Halluzinationen
- Nahtlose CRM-Integration
- Mehrsprachig (DE/EN/+)
Voice-AI-Telefonassistenten
Das nächste Level der Effizienz: Anrufe entgegennehmen, qualifizieren und weiterleiten, rund um die Uhr.
- Natürliche deutsche Sprachführung
- SIP- und Telefonanlagen-Integration
- Automatische Terminbuchung
Responsible AI & Compliance
Sichere KI-Nutzung mit On-Premise-Option. Datensouveränität und Transparenz als Grundprinzip.
- On-Premise oder EU-Cloud
- EU AI Act ready
- Erklärbare Entscheidungen (XAI)
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Marketing
Content, Social Media, Kampagnen und Analytics, mit Freigabe durch Ihr Team.
KI im Marketing →Finance und Buchhaltung
Belege kontieren, Rechnung und Bestellung abgleichen, Abweichungen zur Prüfung vorlegen.
Finance-Automatisierung →Projektmanagement
Planung, Risiken, Ressourcen und Reporting an die Beteiligten.
KI im Projektmanagement →Recht und Compliance
Verträge prüfen, Fristen überwachen, DSGVO-Auskünfte vorbereiten. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
KI im Vertragsmanagement →Markt und Wettbewerb
Marktrecherche, Trend-Radar und Wettbewerbsanalyse mit Quellenangaben.
KI in der Marktforschung →Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Häufigkeit
Je öfter ein Ablauf vorkommt, desto mehr bringt die Automatisierung. Ein Vorgang, der täglich anfällt, ist ein besserer Start als einer, der zweimal im Jahr kommt.
Regelanteil
Gut geeignet sind Abläufe, die meist nach ähnlichem Muster laufen, auch wenn die Eingaben unterschiedlich aussehen. Wo jeder Fall eine neue Grundsatzentscheidung braucht, bleibt der Mensch vorn.
Datenlage
Die KI braucht Zugriff auf die Informationen, mit denen Ihr Team heute arbeitet: Dokumente, E-Mails, Systeme. Liegen sie verstreut oder nur im Kopf, steht am Anfang die Ordnung.
Risiko
Wie schlimm wäre ein Fehler? Bei geringem Risiko kann mehr automatisch laufen. Bei hohem Risiko bereitet die KI vor, und ein Mensch gibt jeden Fall frei.
Womit sollten Sie anfangen?
Fangen Sie mit einem Ablauf an, der häufig vorkommt, ähnlich abläuft, gut dokumentierte Daten hat und bei dem ein Fehler wenig Schaden anrichtet. So sehen Sie schnell, ob die Automatisierung im Alltag trägt, und Ihr Team gewinnt Vertrauen.
Den Aufwand eines Ablaufs können Sie mit dem ROI-Rechner unten selbst abschätzen. Das Ergebnis ist eine Beispielrechnung mit Ihren eigenen Annahmen, kein Ergebnisversprechen. Welche Abläufe wir in welcher Reihenfolge angehen, legen wir im Potenzial-Workshop fest. Einen ausführlichen Überblick gibt unser Leitfaden zur Prozessautomatisierung im Mittelstand.
- Häufig, ähnlich, gut dokumentiert
- Geringes Risiko für den ersten Schritt
- Freigabe durch Ihr Team eingeplant
- Reihenfolge im Potenzial-Workshop
Was kostet Sie ein Ablauf heute?
Der Unterschied: Vorher vs. Nachher
- Anrufe bleiben unbeantwortet, Leads gehen verloren
- Viel Arbeitszeit für Admin-Aufgaben
- Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig
- Erreichbar rund um die Uhr
- Routine-Anfragen laufen automatisch
- DSGVO-konform, Made in Germany
KI-Lösungen für Ihre Branche
Datensouveränität als Grundprinzip
DSGVO-konform, EU AI Act ready, Made in Germany.
Risikoklassifizierung dokumentiert, erklärbare Entscheidungen (XAI) und Human-in-the-Loop, wo erforderlich.
- On-Premise-Hosting auf Ihrer Hardware
- Keine Datenweitergabe an Dritte
- Server ausschließlich in Deutschland/EU
- Risikoklassifizierung dokumentiert
- Human-in-the-Loop, wo erforderlich
Datensouveräne KI auf Ihrer Hardware
KI Readiness Check
Strukturierte Potenzialanalyse.
- Prozessanalyse & Automatisierung
- Ermittlung der Infrastrukturstufe
- Wirtschaftlichkeitsrechnung
Core
Der Einstieg in die eigene KI.
- Textbasierter Chatbot
- RAG-Wissensbasis
- Lead-Qualifizierung
Pro
Telefon und Systeme verbunden.
- Alles aus Core
- Voice AI für Telefon
- ERP/CRM/DMS-Integration
Max
Für mehrere Standorte.
- Alles aus Pro
- Multi-Standort-Fähigkeit
- Dedizierter Success Manager
Warum On-Premise? Daten verlassen nie Ihr Unternehmen, Sie behalten volle Kontrolle über Modelle und Daten, einmalige Investition statt Cloud-Abo, kein Vendor-Lock-in. Welche Förderprogramme in Frage kommen, zeigt unsere Übersicht Förderprogramme Digitalisierung 2026.
In 4 Schritten zur erfolgreichen Integration
Erstgespräch
30 Minuten. Wir klären, ob wir der richtige Partner für Ihr Vorhaben sind.
Potenzial-Workshop
Halbtägig. Analyse und Wirtschaftlichkeitsrechnung für Ihre individuelle Implementierung.
Proof of Concept
2 bis 4 Wochen. Ein Prototyp mit echten Daten zeigt den Nutzen der Automatisierung.
Go-Live
4 bis 8 Wochen. Vollständiger Rollout und Integration Ihrer neuen Lösung.
Bevor Sie anfragen
Was unterscheidet ProzessX von anderen KI-Anbietern?
Datensouveränität (On-Premise), branchenspezifische Lösungen und ein ganzheitlicher Ansatz aus Beratung und Implementierung.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und RPA?
RPA folgt festen Regeln und braucht Daten in immer gleicher Form. KI-Automatisierung liest auch unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Belege oder Anrufe und ordnet sie ein. Beides lässt sich kombinieren.
Welche Prozesse sollten wir zuerst automatisieren?
Abläufe, die häufig vorkommen, ähnlich ablaufen, auf zugänglichen Daten beruhen und bei denen ein Fehler wenig Schaden anrichtet. Die Reihenfolge legen wir im Potenzial-Workshop fest.
Entscheidet die KI dann allein?
Nein. Die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei. Wo erforderlich, prüft Ihr Team jeden Fall, bevor etwas weitergeht.
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts. Im Erstgespräch klären wir, wo Sie stehen und ob wir der richtige Partner sind. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
Wo liegen unsere Daten?
In der EU. Details zu Datenschutz und EU AI Act finden Sie auf unserer Seite zu Responsible AI.
Wie aufwendig ist ein erstes Projekt?
Das hängt vom Ablauf ab. Im Erstgespräch schätzen wir Aufwand und Dauer für Ihr Vorhaben ein.
Ihre Konkurrenz automatisiert bereits. Worauf warten Sie?
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch herausfinden, wo die größten, ungenutzten Potenziale in Ihrem Unternehmen schlummern.
