KI im Vertrieb: Agenten für Ihre Sales-Pipeline.

Vertrieb ist der Motor jedes Unternehmens und gleichzeitig die Abteilung, die am meisten Zeit mit Dingen verbringt, die nichts mit Verkaufen zu tun haben.

Ein großer Teil der Arbeitszeit geht für CRM-Pflege, Angebotserstellung, interne Abstimmung, Forecast-Tabellen und Statusmeetings drauf. Das ist kein Motivationsproblem, es ist ein Strukturproblem.

Das XOS Sales Department wurde genau dafür gebaut: 8 spezialisierte KI-Agenten übernehmen die operative Last des Vertriebs, von der Lead-Qualifizierung über die Angebotserstellung bis zum Umsatz-Forecast, damit Ihr Vertriebsteam das tun kann, was es am besten kann: Beziehungen aufbauen und Deals abschließen.

Das Team: 8 Spezialisten für jeden Schritt im Vertrieb

Jeder Agent ist auf seine Rolle im Sales-Prozess fokussiert, von der ersten Lead-Erfassung bis zur Provision.

• Frank: Sales-Lead und Koordination
• Nadine: CRM, Kontakte, Pipeline
• Marco: Lead-Generierung und Scoring
• Thorsten: Angebote und Abschluss
• Melanie: Reports, KPIs, Forecasts
• Katrin: Angebotserstellung und Kalkulation
• Dennis: Pipeline und Deal-Forecasting
• Tanja: Partner und Channel Sales

Frank: Der Vertriebsleiter, der nie schläft

Frank ist der Sales-Lead des Departments und der erste Ansprechpartner für alle eingehenden Vertriebsaufgaben. Er empfängt Anfragen, versteht den Kontext und bringt sofort die richtigen Spezialisten zusammen.

Wenn ein neuer Lead eingeht, entscheidet Frank nicht nach Bauchgefühl, sondern nach Daten: Welche Branche? Welche Unternehmensgröße? Passt das zu unserem ICP? Er gibt Marco das Signal zur Lead-Qualifizierung und informiert Nadine zur CRM-Erfassung.

Gleichzeitig überwacht Frank die gesamte Pipeline. Deals, die zu lange in einer Phase verweilen, werden markiert. Forecast-Abweichungen landen sofort als Hinweis. Wöchentliche Sales-Summaries erstellt er ohne Aufforderung.

Vertrieb gewinnt nicht durch mehr Aktivität, sondern durch bessere Informationen zur richtigen Zeit.

Die 6 Sales-Module

Jeder Schritt im Vertriebsprozess ist durch ein spezialisiertes Modul abgedeckt, integriert und ohne Tool-Wechsel.

Unified CRM

Ein zentrales CRM mit Pipeline, Kontaktverwaltung und Deal-Übersicht. Nadine hält es aktuell, nach jedem Gespräch, jedem E-Mail-Austausch, jeder Statusänderung.

Sales Pipeline

Ein Deal-Kanban mit integriertem Forecast: Dennis zeigt alle laufenden Deals nach Stage, Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschlussdatum. Engpässe werden sofort sichtbar.

Lead Tracking

Marco bewertet jeden eingehenden Lead nach definierten Kriterien: Unternehmensgröße, Branche, Budget-Signale, Engagement-Tiefe. Ihr Team bearbeitet die Leads, die wirklich Potenzial haben.

Angebote

Katrin erstellt vollständige Angebote mit Positionen, Preiskalkulation und automatischer Nummerierung. Die Angebote sind direkt mit dem CRM-Eintrag verknüpft und für Thorsten zur Verhandlung verfügbar.

Sales Forecasting

Melanie liefert den Umsatz-Forecast im Vergleich Forecast vs. Actual, pro Quartal, pro Vertriebsmitarbeiter, pro Produktlinie. Führungsentscheidungen basieren auf aktuellen Pipeline-Daten.

Provisionen

Sobald ein Deal als gewonnen markiert wird, berechnet das System die Provision auf Basis der hinterlegten Regeln. Transparenz für das Team, weniger Klärungsbedarf mit der Buchhaltung.

Der automatisierte Sales-Cycle

Das XOS Sales Department ist der Kern der unternehmensweiten Lead-to-Cash-Pipeline. Von der ersten Kundenanfrage bis zur gebuchten Zahlung greifen die Schritte ineinander:

1. Lead-Eingang und erste Qualifizierung: Marco erfasst jeden Lead, ob aus Web-Formular, Messe oder Kampagne, und bewertet ihn. Qualifizierte Leads landen in der aktiven Pipeline.
2. CRM-Erfassung durch Nadine: Unternehmen, Ansprechpartner, Kommunikationshistorie, Deal-Stage, zentral für das ganze Team.
3. Angebotserstellung durch Katrin und Thorsten: Katrin kalkuliert, Thorsten führt die Verhandlung, informiert durch alle vorhandenen Daten.
4. Rechtliche Prüfung durch Legal: In der Vertragsphase übernimmt das Legal Department die Vertragsprüfung.
5. Rechnungsstellung durch Finance: Nach Vertragsunterzeichnung erstellt Finance die Rechnung und übergibt die Daten an die Buchhaltung.
6. Melanie schließt die Feedback-Schleife: Welcher Kanal hat den Deal gebracht? Wie lange hat der Cycle gedauert? Diese Daten fließen in die Strategie für das nächste Quartal.

Thorsten: Der Closer mit vollständigem Kontext

Thorstens entscheidender Vorteil ist nicht Schnelligkeit, sondern Vollständigkeit des Kontexts. Bevor er in ein Gespräch geht, kennt er die Kommunikationshistorie, bisherige Touchpoints, vergleichbare Deals, aktuelle Marktpreise und die Wettbewerbssituation.

Das Ergebnis: Angebote, die auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind, und Verhandlungen, die auf Fakten statt Vermutungen basieren.

Tanja: Channel Sales ohne Koordinationsaufwand

Für Unternehmen mit Partner- oder Reseller-Strukturen verwaltet Tanja alle Partner-Beziehungen, trackt Channel-Deals separat und sorgt dafür, dass Provisionen und Reporting für jeden Vertriebskanal sauber getrennt bleiben.

Fünf Vorteile, die den Unterschied machen

• Kein Lead geht verloren: Marco bewertet jeden eingehenden Lead sofort, unabhängig von Tageszeit oder Auslastung.
• Forecast auf Knopfdruck: Melanie und Dennis liefern den Umsatz-Forecast jederzeit, nicht nur zum Quartalsende.
• Angebote ohne Wartezeit: Katrin erstellt auf Basis eines qualifizierten Leads ein vollständiges Angebot.
• Nahtlose Übergaben: Wenn ein Deal von Sales zu Legal zu Finance wandert, geht kein Kontext verloren.
• DSGVO-konform und sicher: Kundendaten, Angebote und Vertragsinformationen bleiben auf Ihrem Server.