KI für Kanzleien und Beratung.
In Kanzleien ist Vertraulichkeit keine Zusatzfunktion, sondern Berufspflicht. Wir von ProzessX setzen KI deshalb nur dort ein, wo sie Berufsträger entlastet, ohne ihnen die Verantwortung abzunehmen: bei der Mandatsanfrage, beim Vorsortieren von Akten und beim Auffinden von Fristen. Jede Einschätzung bleibt bei Ihnen.
30 Minuten, online, kostenlos und unverbindlich.
KI für Kanzleien von ProzessX nimmt Mandatsanfragen am Telefon und auf der Website an, erfasst Rechtsgebiet, Gegenseite und Dringlichkeit und bereitet die Kollisionsprüfung vor. Akten werden durchsucht und zusammengefasst, Fristhinweise markiert. Für Anwalts-, Steuer- und Beratungskanzleien, On-Premise oder in Deutschland gehostet, mit Anbindung an RA-MICRO und iManSys. Rechtsberatung gibt die KI nicht.
Wo verliert eine Kanzlei Zeit, die Mandanten nicht bezahlen?
Das Sekretariat als Nadelöhr
Telefon, beA-Eingang, Post, Terminabstimmung und Diktate laufen über wenige Köpfe. Neue Mandatsanfragen konkurrieren mit laufenden Akten um dieselbe Aufmerksamkeit.
Der KI-Telefonassistent nimmt Neuanfragen strukturiert auf, damit das Sekretariat sich auf laufende Mandate konzentriert.
Anfragen außerhalb des eigenen Fachgebiets
Ein Teil der Anrufer sucht ein Rechtsgebiet, das Ihre Kanzlei gar nicht abdeckt. Das stellt sich oft erst nach zehn Minuten Gespräch heraus.
Die KI fragt das Anliegen ab, gleicht es mit Ihren Schwerpunkten ab und verweist höflich weiter, wenn es nicht passt.
Kollisionsprüfung mit unvollständigen Angaben
Ohne vollständigen Namen der Gegenseite lässt sich ein Interessenkonflikt nicht ausschließen. Also wird nachtelefoniert, bevor das Erstgespräch überhaupt steht.
Die KI erfragt Beteiligte und Gegenseite schon beim ersten Kontakt und legt sie für Ihre Prüfung bereit.
Aktenberge vor der Besprechung
Vor einem Mandantentermin müssen Schriftsätze, Verträge und Korrespondenz gesichtet werden. Wer was wann geschrieben hat, sucht man mühsam zusammen.
Die Dokumentenanalyse erstellt Zeitleisten und Zusammenfassungen mit Fundstellen. Gelesen und bewertet wird weiterhin von Ihnen.
Fristen in langen Schriftstücken
Ein Bescheid oder gerichtliches Schreiben enthält eine Frist, versteckt auf Seite vier. Übersehen darf sie niemand.
Die KI markiert Datumsangaben und mögliche Fristhinweise zur Kontrolle. Notiert und überwacht werden Fristen weiter in Ihrem Fristenkalender.
„Was kostet ein Erstgespräch bei Ihnen?“
Honorar, Schwerpunkte, Erreichbarkeit, Unterlagen für den Termin. Diese Fragen kommen täglich und kosten jedes Mal einige Minuten.
Die Wissensbasis beantwortet sie aus Ihren Vorgaben und bucht auf Wunsch gleich den Termin.
Wie passt KI zur Verschwiegenheitspflicht?
KI in der Kanzlei ist nur vertretbar, wenn das Mandatsgeheimnis gewahrt bleibt. Rechtsanwälte und Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, berufsrechtlich nach § 43a BRAO und § 57 StBerG, strafrechtlich über § 203 StGB. Für externe Dienstleister, die an der Kanzlei-IT mitwirken, gibt es eigene Regeln zur Auswahl und zur Verpflichtung auf Verschwiegenheit.
Für uns folgt daraus die Architektur: Mandantendaten verarbeiten wir nur in Systemen, die Sie kontrollieren, bevorzugt On-Premise in Ihrer Kanzlei oder in einer Managed Cloud in Deutschland. Antworten entstehen aus Ihren eigenen Quellen, nicht aus öffentlichen KI-Diensten. Die vertragliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit und der Auftragsverarbeitungsvertrag gehören vor den Start.
Diese Darstellung ist allgemein gehalten und keine Rechtsberatung. Wie Ihre Kammer den Einsatz von KI bewertet, prüfen Sie für Ihre Kanzlei selbst.
- § 203 StGB, § 43a BRAO, § 57 StBerG im Blick
- Betrieb On-Premise oder Managed Cloud in Deutschland
- Keine Mandantendaten in öffentlichen KI-Diensten
- Verschwiegenheitsverpflichtung und AV-Vertrag vor dem Start
Wie läuft die Mandatsannahme mit KI-Unterstützung?
Die KI übernimmt den ersten, vorbereitenden Teil der Mandatsannahme. Sie nimmt den Anruf oder die Website-Anfrage an, erfasst Name, Kontaktdaten, Rechtsgebiet und eine kurze Schilderung des Sachverhalts. Dazu kommen alle Beteiligten und die Gegenseite, denn die braucht Ihre Kanzlei für die Kollisionsprüfung.
Die Kollisionsprüfung selbst nimmt die KI nicht vor. Sie legt die Angaben so ab, dass Ihr Team sie mit dem Bestand in RA-MICRO oder iManSys abgleichen kann, und markiert Anfragen mit erkennbarer Eilbedürftigkeit. Ob ein Mandat angenommen wird, entscheiden Berufsträger.
Erst danach wird ein Erstgespräch gebucht, mit allen Angaben in der Akte und einer Liste der Unterlagen, die der Mandant mitbringen soll.
- Rechtsgebiet, Sachverhalt und Beteiligte erfassen
- Gegenseite für die Kollisionsprüfung bereitlegen
- Eilfälle markieren und weiterleiten
- Erstgespräch erst nach Freigabe durch die Kanzlei
Was leistet KI bei Aktenanalyse und Fristen?
Bei umfangreichen Akten erstellt die KI Zusammenfassungen, Zeitleisten und Übersichten mit Fundstellen, damit Sie schneller die relevanten Passagen finden. Eingescannte Schriftstücke werden per Texterkennung durchsuchbar. Jede Aussage verweist auf die Stelle im Dokument, aus der sie stammt.
Bei Fristen hilft die KI als zweites Augenpaar: Sie markiert Datumsangaben und Formulierungen, die auf eine Frist hindeuten. Berechnet, eingetragen und überwacht werden Fristen weiter im Fristenkalender Ihrer Kanzlei, unter der Verantwortung der Berufsträger.
Für die Recherche bereitet die KI Rechtsprechung und Gesetzesänderungen aus Ihren Datenbanken auf. Das Ergebnis ist ein Arbeitsstand, kein Gutachten. Freigegeben wird es vom Berufsträger.
- Zusammenfassungen und Zeitleisten mit Fundstellen
- Texterkennung für gescannte Akten
- Fristhinweise markieren, nicht verwalten
- Freigabe jeder Auswertung durch Berufsträger
Bausteine für Kanzleien und Beratung
Mandats-Qualifizierung
Neue Anfragen kommen geordnet und vollständig bei Ihnen an.
- Rechtsgebiet und Schwerpunkt abgleichen
- Gegenseite und Beteiligte erfassen
- Dringlichkeit markieren
- CRM-Sync (HubSpot, Salesforce)
Voice-AI-Telefonassistent
Die Kanzleinummer ist besetzt, auch während Gerichtsterminen.
- Neuanfragen aufnehmen
- Auskunft zu Schwerpunkten und Ablauf
- Erstgespräch eintragen
- Anbindung per SIP
KI-Dokumentenanalyse
Akten sichten lassen, selbst bewerten.
- Zusammenfassung mit Fundstellen
- Texterkennung (OCR)
- Zeitleisten aus Korrespondenz
- Anbindung an RA-MICRO und iManSys
Terminabstimmung
Mandantentermine ohne E-Mail-Schleifen.
- Buchung durch Mandanten selbst
- Erinnerung per E-Mail und SMS
- Kalender-Sync (Google, Outlook)
- Absagen und Verschiebungen
RAG-Wissensbasis
Musterschriftsätze und Kanzleiwissen für das Team auffindbar.
- Antworten nur aus Ihren Quellen
- Interne Vorlagen durchsuchbar
- Anbindung an DMS und CRM
Rechercheassistent
Recherche vorbereiten, Ergebnis prüfen Sie.
- Rechtsprechung aufbereiten
- Gesetzesänderungen verfolgen
- Kommentarstellen herausziehen
- Zusammenfassung als PDF
Eine Anfrage nach Kanzleischluss
Anrufer: „Ich habe heute eine Kündigung von meinem Arbeitgeber bekommen. Können Sie mir helfen?“
KI: „Ich nehme Ihre Anfrage gern auf. Eine rechtliche Einschätzung kann ich Ihnen nicht geben, das macht eine Anwältin oder ein Anwalt unserer Kanzlei. Wie heißt Ihr Arbeitgeber, und wann ist das Schreiben bei Ihnen eingegangen?“
Anrufer: „Die Firma heißt Muster GmbH, zugestellt wurde es heute Vormittag.“
KI: „Danke. Weil bei Kündigungen Fristen laufen können, markiere ich Ihre Anfrage als dringend. Morgen früh meldet sich die Kanzlei bei Ihnen. Bitte legen Sie das Kündigungsschreiben und Ihren Arbeitsvertrag bereit.“
Am Morgen liegt die Anfrage mit Gegenseite, Zugangsdatum und Eilvermerk im System, bereit für die Kollisionsprüfung. Gekürztes Beispiel mit erfundenem Firmennamen, kein echtes Mandat.
Die Mandatsanfrage mit und ohne KI
- Neuanfragen landen zwischen laufenden Akten
- Gegenseite wird erst beim Rückruf erfragt
- Aktenstudium kostet vor jedem Termin Stunden
- Standardfragen binden das Sekretariat
- Jede Anfrage wird vollständig aufgenommen
- Angaben zur Kollisionsprüfung liegen bereit
- Zusammenfassungen mit Fundstellen vorab
- Berufsträger konzentrieren sich auf die Beratung
Wie viel Arbeitszeit bindet die Kanzleiverwaltung heute?
Warum der Betriebsort bei Mandantendaten zählt
Mandantendaten gehören zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Deshalb bieten wir den Betrieb On-Premise in Ihrer Kanzlei an. Die Sprachmodelle laufen dann auf Ihrer Hardware, Daten verlassen Ihr Netzwerk nicht.
Alternativ betreiben wir das System in einer Managed Cloud in Deutschland. Löschfristen sind konfigurierbar, Daten werden verschlüsselt, und der Aufwand wird vor Projektstart geschätzt, ohne versteckte Nutzerlizenzen.
- On-Premise-Hosting möglich
- Keine Weitergabe an Dritte
- Konfigurierbare Löschfristen
- Verschlüsselung nach Stand der Technik
- AV-Verträge auf Deutsch
- Schnittstellen zu RA-MICRO und iManSys
Pakete für Kanzleien und Sozietäten
KI Quick Check
Welche Kanzleiabläufe eignen sich zuerst für KI?
- Analyse im Dialog mit dem Chatbot
- Abläufe von Anfrage bis Akte
- Ergebnisbericht als PDF
Kanzlei Entry
Website-Chat, der Mandatsanfragen strukturiert aufnimmt.
- ProzessX Kanzlei-Chatbot
- Vorqualifizierung von Mandatsanfragen
- Abfrage von Rechtsgebiet und Dringlichkeit
- Abgleich mit Ihren Schwerpunkten
- Erstgespräch-Buchung Light
- CRM-Integration (HubSpot, Salesforce)
Kanzlei Standard
Telefon, Chat, Dokumentenanalyse und Recherche.
- Alles aus Entry
- Voice-AI-Telefonassistent
- KI-Dokumentenanalyse
- RAG-Wissensbasis
- Rechercheassistent
- Analytics-Dashboard
Kanzlei Professional
Für Sozietäten mit mehreren Standorten.
- Alles aus Standard
- Mehrere Standorte
- Vertragsprüfungs-Modul
- DMS-Anbindung (RA-MICRO, iManSys)
- Compliance-Monitoring
- Mandanten-Self-Service-Portal
Wie startet eine Kanzlei mit KI?
Erstgespräch
30 Minuten zu Ihrer Kanzlei: Rechtsgebiete, Anfragewege, eingesetzte Kanzleisoftware und Ihre Anforderungen an den Betriebsort.
Potenzial-Workshop
Wir gehen Mandatsannahme und Aktenarbeit durch und klären, welche Schritte die KI vorbereiten darf.
Proof of Concept
Test mit anonymisierten oder freigegebenen Akten in Ihrer Umgebung, bevor Sie investieren.
Einführung
Anbindung an RA-MICRO oder iManSys, Schulung für Berufsträger und Sekretariat, Begleitung im Betrieb.
Bevor Sie anfragen
Gibt die KI Rechtsberatung?
Nein. Die KI nimmt Anfragen auf, ordnet Unterlagen und bereitet Recherchen vor. Jede rechtliche Einschätzung und jede Auskunft an Mandanten kommt von Berufsträgern Ihrer Kanzlei.
Wie bleibt das Mandatsgeheimnis gewahrt?
Durch den Betrieb On-Premise oder in einer Managed Cloud in Deutschland, Antworten nur aus Ihren Quellen, Auftragsverarbeitungsvertrag und vertragliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Mandantendaten gehen nicht an öffentliche KI-Dienste.
Übernimmt die KI die Kollisionsprüfung?
Sie bereitet sie vor, indem sie Beteiligte und Gegenseite schon beim ersten Kontakt erfasst. Den Abgleich und die Entscheidung über die Annahme des Mandats verantwortet Ihre Kanzlei.
Kann die KI Fristen verwalten?
Nein. Sie markiert mögliche Fristhinweise in Dokumenten zur Kontrolle. Berechnung, Eintrag und Überwachung bleiben im Fristenkalender Ihrer Kanzlei.
Funktioniert die KI mit unserer Kanzleisoftware?
Wir binden RA-MICRO und iManSys an, dazu HubSpot und Salesforce. Für andere Systeme entwickeln wir eine individuelle Schnittstelle.
Eignet sich die Lösung auch für Steuerkanzleien und Unternehmensberatungen?
Ja. Mandatsanfragen, Terminabstimmung und Dokumentenarbeit ähneln sich. Für Steuerberater gelten dieselben Grundsätze zur Verschwiegenheit, die wir beim Betriebsmodell berücksichtigen.
Wie zuverlässig sind die Zusammenfassungen?
Jede Aussage verweist auf ihre Fundstelle, damit Sie sie schnell nachprüfen können. Die Qualität bei Ihren Akten testen wir im Proof of Concept.
Wie lange dauert die Einführung in der Kanzlei?
Das hängt vom Umfang und vom Betriebsmodell ab. On-Premise braucht mehr Vorbereitung als eine Managed Cloud. Im Erstgespräch schätzen wir den Aufwand ein.
Welcher Kanzleiablauf bindet Sie am meisten?
Lassen Sie uns vertraulich darüber sprechen. Wir zeigen, was die KI vorbereiten kann und wo Berufsträger freigeben.
