KI für Immobilienmakler: Anfragen qualifizieren, Exposés erstellen, Besichtigungen planen.
Ein neues Objekt bei ImmoScout24 bringt schnell Dutzende Nachrichten, und die meisten Absender haben das Exposé nur überflogen. Wir von ProzessX setzen KI dort ein, wo Maklerbüros Zeit verlieren: beim Sortieren von Interessenten, beim Schreiben von Objekttexten und beim Vereinbaren von Besichtigungen. Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Ihnen.
30 Minuten, online, kostenlos und unverbindlich.
KI für Immobilienmakler von ProzessX beantwortet Portal- und Telefonanfragen zu Ihren Objekten, fragt Budget, Finanzierungsstand und Wunschlage ab, vergibt Besichtigungstermine und schreibt Exposé-Entwürfe aus Eckdaten und Fotos. Angebunden an ImmoScout24, Immowelt, onOffice und flowfact, für Maklerbüros und Hausverwaltungen. Jeder Text und jede Zusage geht erst nach Ihrer Freigabe raus.
Was kostet Makler heute die meiste Zeit?
Vierzig Anfragen, drei echte Käufer
Auf eine gefragte Eigentumswohnung melden sich viele, oft mit einem knappen „Bitte Exposé senden“. Wer davon eine Finanzierungsbestätigung hat, zeigt sich erst im Telefonat.
Die KI stellt jedem Interessenten dieselben Fragen zu Eigenkapital, Finanzierungsstand und Zeitrahmen und sortiert die Antworten für Sie.
Vermietung folgt anderen Regeln als Verkauf
Bei Mietwohnungen zählen Einzugstermin, Haushaltsgröße, Haustiere und Unterlagen wie die Mieterselbstauskunft. Beim Verkauf geht es um Kaufpreisrahmen und Bankgespräch. Ein einziges Formular passt auf beides nicht.
Für Vermietung und Verkauf legen wir getrennte Gesprächsabläufe an, jeweils mit Ihren Kriterien.
Gesprächsnotizen bleiben im Kopf
Nach dem zehnten Telefonat am Tag weiß niemand mehr genau, wer schon finanziert ist und wer erst „mal schauen“ wollte. Ins CRM kommt davon wenig.
Jedes Gespräch mit der KI landet als strukturiertes Protokoll in onOffice, flowfact oder Ihrem CRM.
Besichtigungen mit leeren Plätzen
Sammeltermin am Samstag, acht Zusagen, drei Leute vor der Tür. Absagen kommen spät oder gar nicht, Nachrücker erreichen Sie nicht mehr rechtzeitig.
Erinnerungen gehen automatisch raus, frei gewordene Plätze bietet die KI Interessenten auf der Warteliste an.
Unterlagen fehlen, das Exposé wartet
Grundriss, Energieausweis, Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlung: Bis alles vom Eigentümer da ist, vergehen oft Wochen.
Die KI führt eine Checkliste je Objekt und erinnert Eigentümer an fehlende Dokumente. Sie entscheidet nicht, was rechtlich reicht.
„Wie hoch ist das Hausgeld?“
Wohnfläche, Hausgeld, Baujahr, Stellplatz, Provision. Die Antworten stehen im Exposé, gefragt wird trotzdem, oft abends und am Wochenende.
Die Wissensbasis beantwortet Objektfragen aus Ihren Unterlagen. Was dort nicht steht, notiert sie als Rückfrage an Sie.
Was leistet KI im Maklerbüro?
KI im Maklerbüro übernimmt die wiederkehrende Kommunikation rund um ein Objekt, damit Sie mehr Zeit für Eigentümergespräche, Bewertungen und Verhandlungen haben. Konkret heißt das: Erstkontakt mit Interessenten, Rückfragen zum Objekt, Terminabstimmung und Nachfassen nach der Besichtigung.
Die KI kennt nur, was Sie ihr geben. Objektdaten, Exposés, Ihre Provisionsregeln und Ihre Antworten auf typische Fragen bilden die Wissensbasis. Daraus formuliert sie Antworten, per Telefon, im Chat auf Ihrer Website oder als Antwort auf Portalnachrichten.
Für die Eigentümerseite gilt dasselbe Prinzip. Bewertungsanfragen über Ihre Website nimmt die KI entgegen, fragt Objektart, Lage, Baujahr und Verkaufsabsicht ab und legt einen Termin für Ihr Erstgespräch fest. Den Wert ermitteln Sie.
- Erstkontakt mit Kauf- und Mietinteressenten
- Objektfragen aus Ihren eigenen Unterlagen
- Bewertungsanfragen von Eigentümern vorbereiten
- Nachfassen nach der Besichtigung
Wie entstehen Exposés mit KI?
Exposés mit KI erstellen heißt: Sie liefern Eckdaten, Fotos und Ihre Notizen von der Objektaufnahme, die KI schreibt daraus einen ersten Entwurf. Lagebeschreibung, Ausstattung und Objekttext folgen Ihrem Stil und Ihren Vorlagen, das PDF kommt im Design Ihres Büros.
Was nicht in Ihren Unterlagen steht, schreibt die KI nicht hinein. Wohnfläche, Baujahr und Angaben aus dem Energieausweis übernimmt sie aus den Daten, statt sie zu schätzen. Fehlt etwas, markiert sie die Stelle.
Sie lesen den Entwurf, korrigieren und geben frei. Danach überträgt das System das Exposé zu ImmoScout24 und Immowelt. Dieselben Daten nutzt die KI später, um Fragen von Interessenten zu beantworten.
- Entwurf aus Eckdaten, Fotos und Aufnahmenotizen
- Ton und Aufbau nach Ihren Vorlagen
- Fehlende Angaben werden markiert, nicht erfunden
- Portal-Upload erst nach Ihrer Freigabe
Welche Software für Makler lässt sich anbinden?
Die KI ersetzt Ihre Maklersoftware nicht, sie arbeitet mit ihr. Angebunden werden onOffice und flowfact, die Portale ImmoScout24 und Immowelt sowie HubSpot und Pipedrive. Kalender laufen über Google oder Outlook, Telefonate über Ihre bestehende Anlage per SIP.
Nutzen Sie eine andere Software für Makler, prüfen wir im Erstgespräch, welche Schnittstelle sie anbietet, und entwickeln die Anbindung individuell.
- onOffice und flowfact
- ImmoScout24 und Immowelt
- HubSpot und Pipedrive
- Google- und Outlook-Kalender
Bausteine für Ihr Maklerbüro
Interessenten-Qualifizierung
Sie sehen auf einen Blick, wer finanziert ist und wann er kaufen möchte.
- Eigenkapital und Finanzierungsstand
- Suchprofil und Wunschlage
- Abgleich mit passenden Objekten
Voice-AI-Telefonassistent
Das Büro ist erreichbar, auch wenn Sie bei einer Objektaufnahme sind.
- Auskunft zu laufenden Objekten
- Besichtigungen eintragen
- Anbindung per SIP
KI-Exposé-Generator
Objekttexte und PDF-Exposés als Entwurf zur Freigabe.
- Texte nach Ihren Vorlagen
- PDF im Design Ihres Büros
- Upload zu ImmoScout24 und Immowelt
Besichtigungsplanung
Einzel- und Sammeltermine ohne Telefonkette.
- Erinnerung per E-Mail und SMS
- Warteliste für frei gewordene Plätze
- Kalender-Sync (Google, Outlook)
RAG-Wissensbasis
Exposés, Grundrisse und Hausregeln als Antwortquelle.
- Antworten nur aus Ihren Unterlagen
- Anbindung an die Maklersoftware
- Neue Objekte werden übernommen
Finanzierungs-Rechner
Käufer sehen vor der Besichtigung, was realistisch ist.
- Kaufnebenkosten einrechnen
- Eigenkapital gegenüberstellen
- Rate und Laufzeit als Szenario
Eine Mietanfrage am Sonntagabend
Interessentin: „Ist die Dreizimmerwohnung in der Altstadt noch frei? Ich suche ab dem ersten Juni.“
KI: „Die Wohnung ist noch nicht vergeben, der Bezug ist ab Juni möglich. Damit ich Sie für eine Besichtigung vormerken kann: Wie viele Personen ziehen ein, und gibt es Haustiere?“
Interessentin: „Zwei Erwachsene, keine Tiere. Unterlagen hätte ich alle da.“
KI: „Danke. Der nächste Besichtigungstermin ist Mittwoch um 18 Uhr. Ich trage Sie ein und schicke Ihnen eine Bestätigung mit der Liste der Unterlagen, die der Vermieter sehen möchte.“
Am Montag finden Sie im CRM das Protokoll mit Haushaltsgröße, Einzugswunsch und Termin. Gekürztes Beispiel, kein echtes Kundengespräch.
Eine Vermarktung mit und ohne KI
- Portalnachrichten werden einzeln von Hand beantwortet
- Finanzierungsstand zeigt sich erst bei der Besichtigung
- Das Exposé entsteht abends am Schreibtisch
- Telefonnotizen fehlen im CRM
- Jede Anfrage bekommt zeitnah eine Antwort
- Sie besichtigen mit vorsortierten Interessenten
- Der Exposé-Entwurf wartet auf Ihre Freigabe
- Jedes Gespräch steht als Protokoll im System
Wie viele Stunden kosten Interessentenanfragen Ihr Büro?
Welche Regeln gelten für Makler, und was übernimmt die KI nicht?
Hinweis: Dieser Abschnitt gibt allgemein bekannte Grundsätze wieder und ist keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihren Verband.
Bei der Vermietung von Wohnraum gilt seit 2015 das Bestellerprinzip: Wer den Makler beauftragt, zahlt die Provision. Der Mieter zahlt nur, wenn er selbst beauftragt hat und der Makler die Wohnung ausschließlich für ihn gesucht hat. Beim Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern durch Verbraucher gilt seit dem 23.12.2020 die Teilung der Provision: Der Käufer trägt höchstens die Hälfte, und der Maklervertrag braucht die Textform. Immobilienmakler sind außerdem Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz und müssen ihre Vertragspartner identifizieren. In Immobilienanzeigen gehören die Pflichtangaben aus dem Energieausweis.
Was die KI dabei nicht tut: Sie prüft keine Verträge, beurteilt nicht, wer die Provision schuldet, und nimmt keine Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz vor. Sie kann Angaben und Dokumente einsammeln und Ihnen vorlegen. Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihnen.
- Keine Rechtsprüfung durch die KI
- Provisionsangaben nur aus Ihren Vorgaben
- Identifizierung nach GwG durch Sie
- DSGVO: AV-Vertrag, keine Weitergabe an Dritte
- On-Premise-Hosting möglich
Pakete für Makler und Hausverwaltungen
KI Quick Check
Finden Sie heraus, welcher Schritt in Ihrer Vermarktung sich zuerst automatisieren lässt.
- Chatbot-Interview zu Ihren Abläufen
- Ansatzpunkte von Akquise bis Übergabe
- Ergebnis als PDF
Makler Entry
Chat auf Ihrer Website, der Interessenten vorsortiert.
- Vorqualifizierung von Interessenten
- Abfrage von Budget und Finanzierung
- Terminbuchung Light
- CRM-Integration
Makler Standard
Telefon, Chat, Exposés und Wissensbasis in einem System.
- Alles aus Entry
- Voice-AI-Telefonassistent
- KI-Exposé-Generator
- Finanzierungs-Rechner
Makler Professional
Für Hausverwaltungen und Büros mit vielen Objekten.
- Alles aus Standard
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Mietermanagement
- Mieter-Self-Service-Portal
Vom ersten Gespräch zum laufenden System
Erstgespräch
Eine halbe Stunde zu Ihrem Büro: Wie viele Objekte, welche Portale, wer beantwortet heute die Anfragen?
Potenzial-Workshop
Wir zeichnen Ihren Weg von der Portalanfrage bis zur Besichtigung auf und wählen den ersten Baustein.
Proof of Concept
Die KI arbeitet mit einem Ihrer echten Objekte. Sie prüfen Antworten und Exposé-Entwurf vor jeder Investition.
Einführung
Anbindung an Maklersoftware und Portale, Schulung im Team und Begleitung im laufenden Betrieb.
Bevor Sie anfragen
Was kann KI für Immobilienmakler konkret übernehmen?
Erstkontakt mit Interessenten, Antworten auf Objektfragen, Abfrage von Budget und Finanzierungsstand, Besichtigungstermine und Exposé-Entwürfe. Bewertung, Verhandlung und Vertragsfragen bleiben bei Ihnen.
Mit welcher Maklersoftware funktioniert die KI?
Wir binden onOffice, flowfact, ImmoScout24, Immowelt, HubSpot und Pipedrive an. Für andere Programme entwickeln wir eine individuelle Schnittstelle.
Schreibt die KI Exposés selbstständig?
Sie schreibt Entwürfe aus Ihren Eckdaten, Fotos und Notizen. Veröffentlicht wird erst, wenn Sie den Text geprüft und freigegeben haben.
Kann die KI zwischen Miet- und Kaufanfragen unterscheiden?
Ja. Für Vermietung und Verkauf gibt es getrennte Gesprächsabläufe mit eigenen Fragen, etwa Einzugstermin bei Mietwohnungen oder Finanzierungsstand beim Kauf.
Gibt die KI Auskunft zur Provision?
Nur so, wie Sie es vorgeben, zum Beispiel mit dem Provisionssatz aus dem Exposé. Rechtliche Fragen zur Provisionspflicht beantwortet sie nicht, sondern gibt sie an Sie weiter.
Übernimmt die KI die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz?
Nein. Sie kann Angaben und Unterlagen einsammeln und Ihnen vorlegen. Die Identifizierung und ihre Dokumentation verantworten Sie.
Wie werden Interessentendaten geschützt?
Verarbeitung nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag, auf Wunsch On-Premise oder in Deutschland gehostet, Verschlüsselung nach Stand der Technik. Wir geben keine Daten an Dritte weiter.
Wie lange dauert die Einführung im Maklerbüro?
Das hängt vom Paket und den angebundenen Systemen ab. Im Erstgespräch schätzen wir den Aufwand ein. Ein späterer Wechsel auf ein größeres Paket ist möglich.
Welcher Schritt Ihrer Vermarktung soll zuerst leichter werden?
Lassen Sie uns über Ihr Büro sprechen. Wir zeigen, was die KI vorbereiten kann und wo Sie freigeben.
