Der EU AI Act für den Mittelstand: Was gilt wann, was ist zu tun?

Seit dem 2. August 2026 gilt der EU AI Act in weiten Teilen. Viele Geschäftsführungen im Mittelstand fragen sich jetzt: Betrifft uns das überhaupt, wenn wir „nur“ einen Chatbot auf der Website, einen KI-Telefonassistenten oder ein Sprachmodell im Büro nutzen? Die kurze Antwort: ja, aber in einem überschaubaren Umfang. Die meisten Pflichten der Verordnung treffen die Anbieter von KI-Systemen. Wer KI im Betrieb einsetzt, hat weniger, aber klare Aufgaben.

Dieser Artikel ordnet ein, was zum Stand 31. Oktober 2026 gilt, was der sogenannte Digital Omnibus geändert hat und welche Schritte sinnvoll sind. Grundlage sind der Text der Verordnung (EU) 2024/1689, die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, die Informationsseiten der EU-Kommission und die Angaben der Bundesnetzagentur.

Was regelt der EU AI Act?

Der EU AI Act, auf Deutsch KI-Verordnung, ist die Verordnung (EU) 2024/1689. Sie gilt unmittelbar in allen EU-Staaten, ein deutsches Umsetzungsgesetz für die Pflichten selbst braucht es nicht. Die Verordnung regelt nicht die Technik an sich, sondern ihren Einsatz: Je höher das Risiko einer Anwendung für Gesundheit, Sicherheit und Grundrechte, desto strenger die Anforderungen.

Sie unterscheidet vor allem zwei Rollen. Anbieter entwickeln ein KI-System oder lassen es entwickeln und bringen es unter eigenem Namen in Verkehr oder in Betrieb (Art. 3 Nr. 3). Betreiber verwenden ein KI-System in eigener Verantwortung, außer für rein private Zwecke (Art. 3 Nr. 4). Ein Handwerksbetrieb, der einen fertigen Chatbot einbindet, ist in der Regel Betreiber.

In Deutschland ist die Bundesnetzagentur die zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Grundlage ist das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG), das am 29. Juli 2026 in Kraft getreten ist. Für bestimmte Bereiche bleiben andere Behörden zuständig, etwa die BaFin für beaufsichtigte Finanzunternehmen.

Welche Risikoklassen gibt es?

Die Verordnung arbeitet mit vier Stufen. Für den Mittelstand lassen sie sich so einordnen:

Verbotene Praktiken (Art. 5)

Bestimmte Anwendungen sind ganz verboten, zum Beispiel Social Scoring, manipulative Techniken, die Menschen erheblich schaden, oder das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern aus dem Internet. Für Betriebe besonders relevant: Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen. Eine Software, die aus Stimme oder Mimik von Beschäftigten im Kundengespräch auf deren Stimmung schließt, gehört also nicht in den Betrieb.

Hohes Risiko (Art. 6 mit Anhang I und III)

Hochrisiko-KI ist erlaubt, aber streng geregelt. Anhang III nennt Einsatzbereiche, darunter Beschäftigung und Personalmanagement (etwa Sichten und Bewerten von Bewerbungen, Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung, Leistungsbewertung) und die Prüfung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen. Anhang I betrifft KI in regulierten Produkten wie Maschinen oder Medizinprodukten.

Transparenzpflichten (Art. 50)

Für bestimmte Systeme gelten Offenlegungspflichten. Wer mit einer KI spricht oder schreibt, soll das erkennen können. KI-erzeugte Inhalte sollen als solche erkennbar sein. Typische Beispiele im Mittelstand: Chatbot auf der Website, KI-Telefonassistent, generierte Bilder oder Videos im Marketing.

Minimales Risiko

Der Großteil alltäglicher Anwendungen fällt in keine der oberen Stufen, etwa ein Spamfilter, eine KI-gestützte Belegerfassung oder eine Übersetzungshilfe im Büro. Hier gibt es keine besonderen Pflichten aus der Verordnung. Die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4) gilt trotzdem für alle KI-Systeme.

Was gilt seit wann?

Die Verordnung gilt in Stufen. Mit dem Digital Omnibus hat die EU einige Fristen geändert. Die Kommission hatte ihn am 19. November 2025 vorgeschlagen, im Mai 2026 gab es die politische Einigung. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit 27. Juli 2026 in Kraft. Die Zeitleiste nach Art. 113 in der geänderten Fassung:

• 1. August 2024: Die KI-Verordnung tritt in Kraft.
• 2. Februar 2025: Verbotene Praktiken (Art. 5) und Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4).
• 2. August 2025: Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, Governance und Sanktionsregeln.
• 27. Juli 2026: Der Digital Omnibus tritt in Kraft, unter anderem mit einer neu gefassten KI-Kompetenzpflicht.
• 2. August 2026: Allgemeiner Geltungsbeginn, darunter die Transparenzpflichten nach Art. 50.
• 2. Dezember 2026: Neue Verbote für KI, die ohne Einwilligung intime Darstellungen realer Personen oder Missbrauchsdarstellungen erzeugt. Bis dahin müssen Anbieter generativer Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 umsetzen.
• 2. Dezember 2027: Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III, zum Beispiel im Personalbereich (ursprünglich 2. August 2026).
• 2. August 2028: Pflichten für Hochrisiko-KI in Produkten nach Anhang I (ursprünglich 2. August 2027).

Wichtig: Der Omnibus hat die Hochrisiko-Pflichten verschoben, nicht abgeschafft. Verbote, KI-Kompetenz und Transparenzpflichten gelten unverändert. Die Daten oben stammen aus dem geänderten Art. 113 und der Übersicht der EU-Kommission zum AI Act, Stand 31.10.2026.

Was bedeutet KI-Kompetenz nach Art. 4 konkret?

Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen fördern, die in ihrem Auftrag KI-Systeme bedienen. So steht es in Art. 4 in der Fassung des Digital Omnibus. Die Maßnahmen sollen Vorwissen, Ausbildung, Einsatzkontext und die betroffenen Personen berücksichtigen. Ausdrücklich nicht verlangt ist, dass jede einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau erreicht.

Für einen Betrieb heißt das praktisch:

• Wer welche KI-Werkzeuge nutzt, bekommt eine passende Einweisung: Was kann das Werkzeug, wo liegen Grenzen, welche Daten dürfen hinein, wer prüft Ergebnisse.
• Die Tiefe richtet sich nach dem Einsatz. Die Sachbearbeitung, die Angebote mit KI vorbereitet, braucht etwas anderes als die IT, die Systeme einrichtet.
• Eine kurze interne Richtlinie zur KI-Nutzung hilft, die Regeln für alle gleich zu machen.
• Eine Form schreibt die Verordnung nicht vor. Schulungen und Richtlinie schriftlich festzuhalten, ist trotzdem sinnvoll, um bei Rückfragen zeigen zu können, was getan wurde.

Unterstützung gibt es auch von staatlicher Seite: Der KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur bietet Informationen zur KI-Kompetenz und ein Online-Werkzeug für eine erste Einschätzung der Risikoklasse, ausdrücklich auch für KMU.

Betreiber oder Anbieter: Welche Rolle hat ein KMU?

Ein KMU, das einen fertigen Chatbot oder Telefonassistenten eines Herstellers nutzt, ist in aller Regel Betreiber. Die meisten Pflichten der Verordnung, etwa technische Dokumentation oder Konformitätsbewertung bei Hochrisiko-KI, liegen beim Anbieter.

Die Rolle kann sich aber verschieben. Nach Art. 3 Nr. 3 ist auch Anbieter, wer ein KI-System entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Nach Art. 25 wird ein Betreiber zum Anbieter einer Hochrisiko-KI, wenn er sie unter eigenem Namen oder eigener Marke vertreibt, wesentlich verändert oder ihren Zweck so ändert, dass sie zur Hochrisiko-KI wird. Beispiel: Ein allgemeiner Textassistent wird intern umgebaut, um Bewerbungen zu bewerten.

Wer eine KI-Lösung individuell bauen lässt, sollte die Rollenfrage deshalb früh und schriftlich mit dem Dienstleister klären. Das gilt auch für Projekte mit uns.

Was gilt für Chatbots und Telefonassistenten (Art. 50)?

Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren, außer es ist für einen verständigen Durchschnittsmenschen ohnehin offensichtlich. Die Information muss klar und spätestens bei der ersten Interaktion erfolgen und die Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllen (Art. 50 Abs. 1 und 5). Seit 2. August 2026 gilt diese Pflicht.

Formal richtet sich Art. 50 Abs. 1 an den Anbieter, der das System so gestalten muss. In der Praxis sollten Sie als Betreiber trotzdem darauf achten, dass der Hinweis in Ihrer Einrichtung tatsächlich erscheint, zum Beispiel:

• Telefonassistent: eine Ansage am Gesprächsbeginn, etwa „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Firma Muster. Ich bin eine KI.“
• Website-Chatbot: ein sichtbarer Hinweis im Chatfenster vor der ersten Nachricht, nicht nur in der Datenschutzerklärung.
• KI-erzeugte Bilder, Videos oder Audios, die echt wirken, und KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen, müssen unter den Voraussetzungen von Art. 50 Abs. 4 offengelegt werden. Bei Texten entfällt das, wenn ein Mensch sie redaktionell prüft und verantwortet.

Ein besonderer Fall ist eine Stimme, die einer realen Person nachempfunden ist, etwa einer Mitarbeiterin. Hier sollten Sie die Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 4 und die Einwilligung der Person mit Ihrer Rechtsberatung klären.

Hochrisiko-KI: Warum das auch KMU betreffen kann

Hochrisiko klingt nach Großkonzern, kann aber schnell den Mittelstand treffen. Das häufigste Beispiel ist Bewerbermanagement: Eine Software, die Bewerbungen automatisch filtert, sortiert oder bewertet, fällt unter Anhang III Nr. 4. Gleiches gilt für Werkzeuge, die Aufgaben nach Persönlichkeitsmerkmalen verteilen oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten bewerten. Die Prüfung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen nennt Anhang III Nr. 5 Buchstabe b, Betrugserkennung ist ausgenommen.

Ob ein konkretes Werkzeug tatsächlich Hochrisiko ist, hängt von seinem Zweck ab. Art. 6 Abs. 3 sieht Ausnahmen vor, etwa für Systeme, die nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe erledigen. Diese Einordnung trifft zunächst der Anbieter.

Ab 2. Dezember 2027 haben Betreiber von Hochrisiko-KI nach Art. 26 unter anderem folgende Pflichten:

• das System nach der Gebrauchsanweisung des Anbieters verwenden,
• die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die dafür qualifiziert, geschult und befugt sind,
• bei eigenen Eingabedaten auf deren Eignung achten,
• den Betrieb überwachen und bei Risiken oder schwerwiegenden Vorfällen Anbieter und Behörde informieren,
• automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren,
• vor dem Einsatz am Arbeitsplatz Arbeitnehmervertretung und betroffene Beschäftigte informieren,
• betroffene Personen informieren, wenn das System Entscheidungen über sie trifft oder dabei unterstützt.

Die Verschiebung schafft Zeit. Wer heute ein Bewerbertool einkauft, sollte trotzdem schon jetzt fragen, wie der Anbieter die Anforderungen ab Dezember 2027 erfüllen will.

Welche Sanktionen sieht die Verordnung vor?

Art. 99 legt den Rahmen für Geldbußen fest, die genauen Regeln setzen die Mitgliedstaaten. Die Obergrenzen:

• Verbotene Praktiken nach Art. 5: bis 35 Mio. Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
• Verstöße gegen weitere Pflichten, darunter Betreiberpflichten nach Art. 26 und Transparenzpflichten nach Art. 50: bis 15 Mio. Euro oder 3 Prozent.
• Falsche, unvollständige oder irreführende Angaben gegenüber Behörden: bis 7,5 Mio. Euro oder 1 Prozent.

Für große Unternehmen gilt jeweils der höhere Wert. Für KMU einschließlich Start-ups gilt der niedrigere (Art. 99 Abs. 6). Seit dem Digital Omnibus gilt das für die beiden unteren Stufen auch für kleine Unternehmen mittlerer Kapitalisierung (Art. 99 Abs. 6a). Das sind Obergrenzen, keine Regelbeträge. Bei der Bemessung sind unter anderem Art, Schwere und Dauer des Verstoßes sowie die Größe des Unternehmens zu berücksichtigen.

Was sollten KMU jetzt tun?

Mit diesen Schritten bekommen Sie das Thema geordnet in den Griff, ohne daraus ein Großprojekt zu machen:

1. KI-Inventar anlegen: Welche KI-Werkzeuge nutzt das Unternehmen, wofür, von welchem Anbieter, mit welchen Daten? Dazu gehören auch Funktionen, die in bestehender Software stecken.
2. Rolle klären: Sind Sie bei jedem System Betreiber, oder haben Sie etwas unter eigenem Namen bauen lassen oder umgebaut?
3. Risikoklasse einordnen: verboten, Hochrisiko, Transparenzpflicht oder minimal. Das Online-Werkzeug der Bundesnetzagentur hilft bei einer ersten Einschätzung.
4. Schulung organisieren: KI-Kompetenz passend zur Rolle aufbauen und festhalten, wer was gelernt hat.
5. Transparenzhinweise prüfen: Chatbot, Telefonassistent und KI-Inhalte im Marketing kennzeichnen.
6. Verträge mit Anbietern prüfen: Wer ist Anbieter, wie werden Art. 50 und künftig Hochrisiko-Pflichten erfüllt, wo werden Daten verarbeitet, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
7. Dokumentieren: Inventar, Einordnung, Schulungen und Entscheidungen kurz schriftlich festhalten.
8. Betriebsrat einbeziehen: Wo es einen gibt, früh beteiligen. KI-Systeme, die Verhalten oder Leistung erfassen können, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Wie hängen DSGVO und AI Act zusammen?

Beide gelten nebeneinander. Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Sobald ein KI-System personenbezogene Daten verarbeitet, braucht es weiterhin eine Rechtsgrundlage, Informationen für Betroffene und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Art. 26 Abs. 9 der KI-Verordnung sieht vor, dass Betreiber von Hochrisiko-KI dafür die Informationen des Anbieters nutzen. Für automatisierte Einzelentscheidungen bleibt Art. 22 DSGVO maßgeblich. Wer den Datenschutz schon sauber aufgestellt hat, kann auf vieles aufbauen.

Fazit: kein Grund zur Panik, aber zum Aufräumen

Für die meisten KMU ist der EU AI Act heute vor allem eine Ordnungsaufgabe: wissen, welche KI im Haus ist, Mitarbeitende befähigen und Kunden ehrlich sagen, wann sie mit einer KI sprechen. Wer Bewerbungen oder Beschäftigte mit KI bewertet, hat bis Dezember 2027 mehr zu tun und sollte die Zeit nutzen. Wir von ProzessX helfen bei der technischen Einordnung und der Umsetzung im Betrieb. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Rechtsberatung.