KI für Arztpraxen: Praxis-Telefon und Terminvergabe entlasten.
Morgens um acht ist die Leitung belegt, am Empfang steht eine Schlange, und im Wartezimmer fragt jemand nach seinem Befund. Wir von ProzessX nehmen dem Praxisteam die wiederkehrenden Anrufe ab: Termine, Recall, Rezept- und Überweisungswünsche. Die KI stellt keine Diagnose und gibt keine medizinische Beratung.
30 Minuten, online, kostenlos und unverbindlich.
KI für Arztpraxen von ProzessX nimmt Anrufe an, vergibt Termine nach Ihren Regeln, erinnert an Vorsorge und nimmt Rezept- und Überweisungswünsche als Anliegen auf. Ausgestellt wird nichts ohne Ihre Praxis. Für Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen und MVZ, auf Wunsch On-Premise, ausgerichtet an Art. 9 DSGVO und der Schweigepflicht. Den Aufwand schätzen wir nach dem Erstgespräch.
Was die KI in Ihrer Praxis nicht tut
Die KI stellt keine Diagnose und gibt keine medizinische Beratung. Sie schätzt keine Beschwerden ein, empfiehlt keine Medikamente und stellt weder Rezepte noch Überweisungen aus. Ihre Aufgabe ist Organisation: Anliegen aufnehmen, Termine vergeben, Informationen der Praxis weitergeben.
Für Notfälle legen wir mit Ihnen einen festen Ablauf fest. Nennt ein Anrufer Hinweise auf einen Notfall, verweist der Assistent auf den Notruf 112. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117. Welche Stichworte dazu führen, bestimmt Ihre Praxis.
- Keine Diagnose, keine medizinische Beratung
- Rezepte und Überweisungen nur als Anliegen erfasst
- Notfallhinweis auf 112 und 116117
- Jede medizinische Frage geht an das Praxisteam
Wo das Praxisteam heute Zeit verliert
„Dauerschleife am Empfang“
Wenn das Telefon ununterbrochen klingelt, leidet die Betreuung der Patienten vor Ort. Wer nicht durchkommt, versucht es später erneut oder gar nicht mehr.
Der KI-Telefonassistent nimmt parallel ab und erledigt Terminanfragen, während die Medizinischen Fachangestellten sich um die Menschen am Tresen kümmern.
Anrufe vor der Sprechstunde
Ein großer Teil der Anrufe kommt in den ersten Stunden des Tages, genau dann, wenn die Praxis sich füllt.
Termine lassen sich auch am Vorabend und am Wochenende telefonisch oder online vereinbaren, nach den Regeln Ihrer Praxis.
Rezeptwünsche zwischen Tür und Angel
Folgerezepte und Überweisungen werden am Telefon diktiert, auf Zettel notiert und später zusammengesucht. Dabei gehen Angaben verloren.
Die KI nimmt solche Wünsche strukturiert auf und legt sie dem Praxisteam zur Prüfung vor. Ausstellen entscheidet die Ärztin oder der Arzt.
Manuelle Datenerfassung
Befunde und Dokumente von Hand ins Praxisverwaltungssystem zu übertragen, kostet pro Patient wertvolle Minuten.
Eingehende Dokumente werden vorsortiert und zugeordnet, das Fachpersonal prüft und übernimmt.
Lückenhafter Recall
Ohne Erinnerung geraten Vorsorge- und Kontrolltermine in Vergessenheit. Für die Praxis bedeutet das weniger Prävention und Lücken im Terminplan.
Mit Einwilligung der Patienten erinnert das Recall-System automatisch an fällige Termine.
Gleiche Fragen, jeden Tag
Sprechzeiten, Urlaubsvertretung, Parkplatz, mitzubringende Unterlagen. Diese Auskünfte kosten Zeit, obwohl sie sich kaum ändern.
Die Wissensbasis beantwortet organisatorische Fragen aus Ihren Praxisinformationen.
Wie arbeitet ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis nimmt Anrufe an, wenn das Team gerade nicht abheben kann, und erkennt das Anliegen: Termin, Rezeptwunsch, Überweisung, Befundfrage oder organisatorische Auskunft. Termine trägt er nach Ihren Regeln ein, etwa getrennt nach Akutsprechstunde, Vorsorge und Kontrolltermin.
Alles, was eine ärztliche Entscheidung braucht, nimmt er nur auf. Fragt jemand nach einem Befund, notiert der Assistent den Rückrufwunsch, nennt aber keine Werte. So bleibt das Gespräch über Ergebnisse dort, wo es hingehört.
Anders als ein Anrufbeantworter führt der Assistent ein Gespräch, fragt nach und bestätigt den Termin sofort. Wie das klingt, hören Sie in den Hörproben auf unserer Seite zum KI-Telefonassistenten.
- Anliegen erkennen und zuordnen
- Termine nach Terminarten Ihrer Praxis
- Rückrufwünsche mit Notiz statt Befundauskunft
- Weiterleitung an das Team bei Bedarf
Was übernimmt KI bei Terminvergabe und Recall?
Bei der Terminvergabe arbeitet die KI mit dem Kalender Ihres Praxisverwaltungssystems. Sie bietet freie Zeiten an, verschiebt und storniert auf Wunsch der Patienten und vergibt frei gewordene Termine neu. Wie lange welche Terminart dauert und welche Zeiten für Akutfälle frei bleiben, legen Sie fest.
Beim Recall erinnert das System an fällige Vorsorge- und Kontrolltermine, aber nur bei Patienten, die dem zugestimmt haben. Die Erinnerung enthält keine medizinischen Details, sondern nur den Hinweis auf einen fälligen Termin und den Weg zur Buchung.
- Terminarten und Dauer nach Ihren Vorgaben
- Freie Zeiten für Akutfälle bleiben reserviert
- Recall nur mit Einwilligung
- Erinnerungen ohne medizinische Inhalte
Bausteine für Arztpraxen und MVZ
Empfang & Aufnahme
Erreichbar, auch wenn der Empfang voll ist.
- Digitaler Check-in
- Automatische Terminvergabe
- Fragebogen vor dem Termin
Dokumentation
Vorstrukturiert, vom Fachpersonal freigegeben.
- Dokumente vorsortieren
- Arztbrief-Entwürfe zur ärztlichen Prüfung
- Dokumentations-Assistent
Backoffice & Abrechnung
Weniger Verwaltung, weniger Rückfragen.
- KI-Abrechnungs-Check
- GOÄ/EBM-Prüfung
- Mahnwesen-Automatisierung
Patientenservice
Auskunft zu Organisatorischem auch nach Praxisschluss.
- KI-Telefonassistent
- Recall-System
- Chat für organisatorische Fragen
Ein Anruf am frühen Morgen
Patientin: „Ich bräuchte ein neues Rezept für mein Blutdruckmittel, und einen Termin zur Kontrolle hätte ich auch gern.“
KI: „Gern. Ich nehme Ihren Rezeptwunsch auf, die Praxis prüft ihn und meldet sich, wenn etwas fehlt. Wie heißt das Medikament, und wie ist Ihr Geburtsdatum?“
Patientin: „Den Namen lese ich Ihnen von der Packung vor.“
KI: „Danke, ist notiert. Für die Kontrolle hätte ich Donnerstag um 9:40 Uhr oder Freitag um 11 Uhr frei. Was passt Ihnen besser?“
Das Praxisteam findet den Rezeptwunsch mit allen Angaben in der Liste und entscheidet über die Ausstellung. Gekürztes Beispiel, kein echtes Patientengespräch.
Der Unterschied in Ihrer Praxis
- Leitung ständig besetzt
- Rezeptwünsche auf Zetteln
- Team mit Verwaltung überlastet
- Nach Praxisschluss niemand erreichbar
- Anrufe werden parallel angenommen
- Rezept- und Überweisungswünsche strukturiert in einer Liste
- Mehr Zeit für Patienten vor Ort
- Termine auch abends und am Wochenende buchbar
Was kostet Ihre Praxis die Verwaltung heute?
Art. 9 DSGVO und § 203 StGB.
Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und sind besonders geschützt. Ärztinnen, Ärzte und ihr Praxisteam unterliegen außerdem der Schweigepflicht, deren Verletzung nach § 203 StGB strafbar ist. Externe Dienstleister, die an der Praxis-IT mitwirken, müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
Deshalb verlassen Patientendaten auf Wunsch nie Ihre Infrastruktur. Alle KI-Vorschläge werden protokolliert und vom Fachpersonal geprüft, bevor etwas in die Patientenakte gelangt. Diese Darstellung ist allgemein gehalten und ersetzt keine Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten.
- On-Premise-Datenhaltung in Deutschland
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Audit-Trail für alle Zugriffe
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive
- TOM nach Art. 32 DSGVO dokumentiert
Von der Einzelpraxis bis zur Klinik
Medical Entry
Für Einzelpraxen und MVZ.
- KI-Telefonassistent Basic
- Online-Terminbuchung
- Recall-System
- DSGVO-Dokumentation
Patient Service AI
Komplettlösung für Gemeinschaftspraxen.
- KI-Telefonassistent Advanced
- Fragebogen vor dem Termin
- Dokumenten-KI
- Patientenportal
Revenue Cycle AI
Abrechnung und Controlling.
- Alle Patient-Service-Funktionen
- KI-Abrechnungs-Check
- GOÄ/EBM-Prüfung
- Controlling-Dashboard
Hospital Bundle
On-Premise für Krankenhäuser.
- Vollständige On-Premise-Installation
- KIS/RIS/PACS-Integration
- Multi-Standort-fähig
- Enterprise Support
4 Schritte zur Einführung
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihr Telefonaufkommen, Ihre Terminarten und Ihr Praxisverwaltungssystem.
Konzept & Angebot
Lösungskonzept mit Notfallablauf, Terminregeln und Datenschutzkonzept, dazu Kalkulation und Projektplan.
Implementierung
Anbindung an Praxissoftware und Telefonanlage mit möglichst wenig Unterbrechung des Praxisbetriebs.
Go-Live & Support
Schulung des Praxisteams, enge Begleitung in den ersten Wochen und laufende Anpassung.
Warum KI für Arztpraxen gerade jetzt Thema wird
Der demografische Wandel und der Fachkräftemangel stellen Praxen vor große Herausforderungen. ProzessX macht KI für Arztpraxen, MVZ und Kliniken nutzbar, angepasst an die deutschen Datenschutzanforderungen.
Unsere Systeme greifen dort, wo im Praxisalltag die meiste Zeit verloren geht: in Organisation und Kommunikation. Die KI ersetzt keine Medizinischen Fachangestellten, sie nimmt ihnen die Dauerschleife am Telefon ab.
Als regionales Unternehmen aus Nagold bieten wir Vor-Ort-Service im Schwarzwald und in der Region Stuttgart.
- Patientenkommunikation zu Organisatorischem
- Dokumentation und Arztbrief-Entwürfe zur Prüfung
- Ressourcen- und Terminmanagement
- Integration via HL7, FHIR oder GDT
Bevor Sie anfragen
Stellt die KI Diagnosen oder gibt sie medizinische Ratschläge?
Nein. Die KI stellt keine Diagnose und gibt keine medizinische Beratung. Sie übernimmt organisatorische Aufgaben wie Terminvergabe und das Aufnehmen von Anliegen. Medizinische Fragen gehen an Ihr Praxisteam.
Kann die KI Rezepte oder Überweisungen ausstellen?
Nein. Sie nimmt Rezept- und Überweisungswünsche mit den nötigen Angaben auf und legt sie dem Praxisteam vor. Ob und wie ausgestellt wird, entscheidet die Ärztin oder der Arzt.
Was passiert, wenn ein Anrufer einen Notfall schildert?
Für Notfälle legen wir mit Ihnen einen festen Ablauf fest. Der Assistent verweist auf den Notruf 112 und außerhalb der Sprechzeiten auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117.
Wie funktioniert der Recall?
Das System erinnert Patienten, die eingewilligt haben, an fällige Vorsorge- und Kontrolltermine. Die Nachricht enthält keine medizinischen Details, nur den Hinweis auf den Termin.
Wie sicher sind meine Patientendaten bei On-Premise-KI?
Bei der On-Premise-Lösung verlassen die Daten Ihr Netzwerk nicht. Die KI-Modelle laufen auf Ihrer Hardware, ausgerichtet an Art. 9 DSGVO und § 203 StGB.
Funktioniert die KI mit meiner Praxissoftware?
Unsere Module sind für gängige Praxisverwaltungssysteme ausgelegt. Die Anbindung läuft über standardisierte Schnittstellen wie HL7, FHIR und GDT. Im Erstgespräch prüfen wir Ihr System.
Gibt die KI Befunde oder Laborwerte am Telefon weiter?
Nein. Fragt jemand nach einem Befund, notiert die KI einen Rückrufwunsch für das Praxisteam. Ergebnisse besprechen Sie selbst mit Ihren Patienten.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Die Systeme unterstützen, sie ersetzen keine medizinischen Entscheidungen. Alle Vorschläge werden protokolliert und vom Fachpersonal geprüft. Bei kritischen Abläufen entscheidet immer ein Mensch.
Wie lange dauert die Einführung in der Praxis?
Das hängt vom Paket und von der Praxissoftware ab. Eine Managed Cloud ist schneller eingerichtet als eine On-Premise-Installation. Im Erstgespräch schätzen wir den Aufwand ein.
Gibt es Fördermöglichkeiten?
Eine aktuelle Übersicht finden Sie unter Förderprogramme Digitalisierung 2026. In unserer Förderberatung prüfen wir mit Ihnen, welches Programm zu Ihrem Vorhaben passt.
Bereit für die entlastete Praxis?
Lassen Sie uns in einem Erstgespräch besprechen, wie ProzessX Ihr Praxisteam am Telefon entlasten kann.
